Berichtsheft Kaufmann Büromanagement: Muster

Der Kaufmann für Büromanagement ist der meistgewählte Ausbildungsberuf in Deutschland. Das Berichtsheft dokumentiert kaufmännische und verwaltende Tätigkeiten mit den Fachbegriffen aus dem Ausbildungsrahmenplan. Hier findest du 5 Beispiel-Einträge für verschiedene Wahlqualifikationen, den Lernfeld-Überblick und Tipps für dein IHK-konformes Berichtsheft.

Ich weiß aus eigener Erfahrung als Azubi: Bürotätigkeiten klingen auf dem Papier oft gleich. Der Trick ist, konkrete Aufgaben und Software-Tools zu nennen.

Das Wichtigste in Kürze

• Kaufleute für Büromanagement nutzen den Wochenbericht (BIBB Anlage 2b).
• 2 Wahlqualifikationen (WQ) aus 10 Optionen prägen den Ausbildungsinhalt. Dein Berichtsheft sollte diese widerspiegeln.
• Software und Tools benennen: SAP, DATEV, Excel, CRM. Das zeigt der IHK Praxisbezug.

Rahmenplan-Überblick

Der Ausbildungsrahmenplan für Kaufleute für Büromanagement ist in der BüroMKfmAusbV geregelt. Die Ausbildung dauert 3 Jahre.

Gemeinsame Berufsbildpositionen:

• Bürowirtschaftliche Abläufe organisieren
• Aufträge bearbeiten und nachbereiten
• Beschaffungsprozesse planen und durchführen
• Personalwirtschaftliche Aufgaben wahrnehmen
• Kaufmännische Steuerung und Kontrolle durchführen

10 Wahlqualifikationen (2 wählen):

Nr.	Wahlqualifikation	Typische Abteilung
1	Auftragssteuerung und -koordination	Vertrieb
2	Kaufmännische Steuerung und Kontrolle	Buchhaltung
3	Kaufmännische Abläufe in KMU	Allrounder
4	Einkauf und Logistik	Einkauf
5	Marketing und Vertrieb	Marketing
6	Personalwirtschaft	HR
7	Assistenz und Sekretariat	Geschäftsführung
8	Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement	PR
9	Verwaltung und Recht	Behörden
10	Öffentliche Finanzwirtschaft	Behörden

Nenne deine Wahlqualifikation im Berichtsheft. Die IHK prüft bei der mündlichen Prüfung (Report-Variante), ob dein Berichtsheft zu deinen WQs passt.

5 Beispiel-Einträge

Beispiel 1: 1. Lehrjahr, Abteilung Einkauf (KW 6)

Betriebliche Tätigkeit: Bearbeitung von drei Bestellanforderungen (BANF) und Erstellung von Bestellungen im ERP-System (SAP MM). Einholen von Angeboten bei zwei Lieferanten für Büromaterial. Vergleich der Angebote anhand von Bezugskosten und Lieferkonditionen (Angebotsvergleich). Pflege der Lieferantenstammdaten in der Datenbank.

Unterweisungen: Einführung in den Beschaffungsprozess: Von der Bedarfsmeldung über Angebotseinholung bis zur Bestellauslösung durch den Einkaufsleiter.

Berufsschule (Mittwoch): Lernfeld 3: Aufträge bearbeiten. Thema: Kaufvertrag und Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB).

Stunden: Betrieb 28h, Berufsschule 8h.

Beispiel 2: 1. Lehrjahr, Abteilung Buchhaltung (KW 14)

Betriebliche Tätigkeit: Kontierung und Buchung von 15 Eingangsrechnungen in DATEV Rechnungswesen. Prüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit anhand von Lieferscheinen. Durchführung des Zahlungsverkehrs: Erstellung von Sammelüberweisungen im Online-Banking. Ablage und Archivierung der Belege nach GoBD.

Unterweisungen: Erklärung des Kontenrahmens (SKR 03) und der Zuordnung von Konten zu Bilanz und GuV durch die Bilanzbuchhalterin.

Berufsschule (Mittwoch): Lernfeld 4: Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen. Thema: Grundlagen der Buchführung.

Stunden: Betrieb 28h, Berufsschule 8h.

Beispiel 3: 2. Lehrjahr, Abteilung Personal (KW 22)

Betriebliche Tätigkeit: Erstellung von drei Stellenausschreibungen in Abstimmung mit den Fachabteilungen. Veröffentlichung auf der Unternehmenswebsite und bei StepStone. Sichtung und Vorauswahl von 20 Bewerbungseingängen anhand des Anforderungsprofils. Vorbereitung der Einladungsschreiben für Vorstellungsgespräche. Aktualisierung der Personalakten nach einem Abteilungswechsel.

Unterweisungen: Einweisung in das Datenschutzkonzept bei der Verarbeitung von Bewerberdaten (DSGVO, Art. 6 und 88).

Berufsschule (Mittwoch): Lernfeld 8: Personalwirtschaftliche Aufgaben wahrnehmen. Thema: Arbeitsvertrag und Kündigungsschutz.

Stunden: Betrieb 28h, Berufsschule 8h.

Beispiel 4: 2. Lehrjahr, Abteilung Vertrieb (KW 30)

Betriebliche Tätigkeit: Bearbeitung von Kundenanfragen per Telefon und E-Mail. Erstellung von Angeboten in SAP SD auf Basis der aktuellen Preisliste. Nachverfolgung offener Angebote und Rücksprache mit drei Kunden zu deren Entscheidungsstand. Pflege der Kundenstammdaten im CRM-System (Salesforce). Vorbereitung von Versanddokumenten (Lieferschein, Rechnung) für zwei Aufträge.

Unterweisungen: Erklärung der Absatzwege und Vertriebskanäle (direkt vs. indirekt) durch den Vertriebsleiter.

Berufsschule (Mittwoch): Lernfeld 10: Wertschöpfungsprozesse erfolgsorientiert steuern. Thema: Deckungsbeitragsrechnung.

Stunden: Betrieb 28h, Berufsschule 8h.

Beispiel 5: 3. Lehrjahr, Assistenz Geschäftsführung (KW 40)

Betriebliche Tätigkeit: Organisation und Vor-/Nachbereitung der Quartals-Geschäftsführersitzung: Einladungen, Tagesordnung, Raumreservierung, Catering. Erstellung des Sitzungsprotokolls in Microsoft Word. Terminkoordination für die Geschäftsführung über Outlook (3 externe Termine, 5 interne Meetings). Reisebuchung und Reisekostenabrechnung für eine Dienstreise nach München.

Unterweisungen: Besprechung der Anforderungen an die Projektdokumentation für die mündliche Prüfung (Report) mit dem Ausbilder.

Berufsschule (Mittwoch): Lernfeld 13 (WQ Assistenz und Sekretariat): Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren. Thema: Reisekostenrecht.

Stunden: Betrieb 28h, Berufsschule 8h.

Lernfeld-Überblick (Berufsschule)

Die 13 Lernfelder für Kaufleute für Büromanagement nach KMK-Rahmenlehrplan:

Nr.	Lernfeld	Zeitrichtwert
1	Die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten	40h
2	Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren	80h
3	Aufträge bearbeiten	80h
4	Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen	40h
5	Kunden akquirieren und binden	80h
6	Werteströme erfassen und beurteilen	80h
7	Gesprächssituationen gestalten	40h
8	Personalwirtschaftliche Aufgaben wahrnehmen	80h
9	Liquidität sichern und Finanzierung vorbereiten	80h
10	Wertschöpfungsprozesse erfolgsorientiert steuern	80h
11	Geschäftsprozesse darstellen und optimieren	40h
12-13	Wahlqualifikations-spezifisch	je 80h

Tipps für Kaufleute

Software benennen. “SAP MM”, “DATEV”, “Salesforce”, “Microsoft 365”. Das zeigt der IHK Praxisbezug und Digitalkompetenz.

Wahlqualifikationen abbilden. Wenn deine WQ “Personalwirtschaft” ist, sollten im 2./3. Lehrjahr verstärkt HR-Tätigkeiten auftauchen.

Zahlen nennen. “3 Angebote erstellt”, “15 Rechnungen gebucht”, “20 Bewerbungen gesichtet”. Zahlen machen Einträge konkret und glaubwürdig.

Mehr Beispiele für andere Berufe findest du im Berichtsheft Beispiel-Artikel. Und wenn du gerade erst anfängst: der Berichtsheft Guide erklärt die Basics.

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Mehr zur Kaufmann-Büromanagement-Ausbildung? Auf der Seite zum Kaufmann für Büromanagement findest du den vollständigen IHK-Rahmenplan, alle Berufsbildpositionen, Lernfelder und weitere Beispiel-Einträge für dein Berichtsheft.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich meine Wahlqualifikation im Berichtsheft erwähnen?

Nicht explizit als Überschrift. Aber die IHK erwartet, dass die Tätigkeiten im Berichtsheft zu deinen Wahlqualifikationen passen. Besonders bei der mündlichen Prüfung (Report-Variante) kann das Berichtsheft herangezogen werden.

Wie dokumentiere ich Home-Office-Tage?

Ganz normal. “Bearbeitung von Kundenanfragen per E-Mail und Telefon im Home-Office.” Home-Office ist eine reguläre Arbeitsform und wird ins Berichtsheft aufgenommen wie jeder andere Arbeitstag.

Welche Vorlage nutzen Kaufleute für Büromanagement?

In der Regel den Standard-Wochenbericht (BIBB Anlage 2b). Der Tagesbericht ist bei kaufmännischen Berufen selten. Frag deine zuständige IHK im Zweifel.

Kann eine KI-App kaufmännische Fachbegriffe?

Ja. Spezialisierte Berichtsheft-Apps haben den Rahmenplan für Kaufleute für Büromanagement hinterlegt. Aus “Rechnungen geschrieben” wird “Erstellung und Prüfung von Ausgangsrechnungen unter Beachtung der Zahlungsbedingungen.”

Fazit

Das Berichtsheft als Kaufmann für Büromanagement erfordert kaufmännische Fachbegriffe, Software-Angaben und Bezug zu deinen Wahlqualifikationen. Die 5 Beispiele oben decken Einkauf, Buchhaltung, Personal, Vertrieb und Assistenz ab.

Alle Wahlqualifikationen und den vollständigen Rahmenplan findest du auf deiner Berufsseite Kaufmann für Büromanagement. Wenn du noch Rückstand aufholen musst, erklärt Berichtsheft nachholen wie du auch große Lücken schnell schließt.